Einen Bericht erstellen

Das Nachverfolgen Ihrer Fahrten und das Erstellen eines Berichts sind organisierte, steuerkonforme Methoden, um Ihre Ansprüche auf Kilometergeld oder Steuerabzüge zu dokumentieren. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie individuelle Berichte in der App und auf der Website erstellen und diese als PDF- oder Excel-Dateien teilen oder herunterladen können.  

Sind Sie Teil eines Teams? Sehen Sie sich diese Anleitung an: Fahrtenbericht für Teams

In diesem Artikel:

• Berichtszeiträume festlegen
• Erstes Erstellen eines Berichts
• Einen Bericht in der mobilen App erstellen
• Einen Bericht über die Website erstellen
• Einen gespeicherten Bericht aktualisieren
• Was der Bericht enthalten sollte
• Häufig gestellte Fragen

Berichtszeiträume einrichten

In der mobilen App: 

Am schnellsten legen Sie Ihren Berichtszeitraum fest, indem Sie in die Einstellungen gehen und Berichtszeiträume auswählen. Unter dem Filter für den Datumsbereich wählen Sie den Berichtszeitraum aus (Mitte & Ende des Monats, täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich, vierteljährlich oder jährlich). Darunter können Sie das Kästchen aktivieren, um am Ende jedes Berichtszeitraums eine E-Mail-Erinnerung zu erhalten.

Auf der Driversnote-Website 

Nachdem Sie sich auf der Website angemeldet haben, klicken Sie auf Einstellungen und anschließend auf Berichtszeitraum. Hier können Sie den Zeitraum festlegen und das Kästchen für eine E-Mail-Erinnerung aktivieren. 

Alternativ können Sie beim Erstellen eines Berichts einen unserer Standard-Datumsfilter (Dieses Jahr / Letztes Jahr) verwenden oder mit der Funktion Vom Kalender auswählen einen benutzerdefinierten Zeitraum festlegen. 

Ich erstelle zum ersten Mal einen Bericht in der App

Sie erstellen Ihren ersten Bericht und sind sich noch unsicher? Keine Sorge! Wir helfen Ihnen weiter. Sehen Sie sich das Video (auf Englisch) an, in dem Mariah aus unserem Team Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Berichts führt. Andernfalls finden Sie die schriftlichen Anweisungen nachfolgend.

1. Wenn dies der erste Bericht ist, den Sie erstellen, gelangen Sie direkt auf den Bildschirm "Bericht erstellen", wenn Sie auf das Symbol Bericht im Menü tippen 

2. Verwenden Sie die Filter, um festzulegen, was in Ihrem Bericht enthalten sein soll:

   - Datumsbereich für den Bericht

   - Fahrttypen: geschäftlich, privat oder beides

   - Kilometerstand anzeigen oder ausblenden (falls Sie einen eingegeben haben)

   - Fahrzeug und Arbeitsort (falls mehrere) 

   - Nach einem oder mehreren Tags filtern, die Sie erstellt und Ihrer Fahrtenaufzeichnung hinzugefügt haben (auf Englisch)

3. In der Berichtsvorschau unter den Filtern sehen Sie eine Zusammenfassung:

   - Strecke

   - Rückerstattung gesamt (falls anwendbar)

4. In Ihren Berichtsdaten können Sie bearbeiten: Details zum Fahrer, Führerscheinnummer und Daten zum Arbeitsort – diese Angaben werden dem Briefkopf Ihres Berichts hinzugefügt
5. Wenn Sie die PDF-Version Ihres Berichts in der Vorschau sehen möchten, tippen Sie auf PDF-Vorschau.
6. Tippen Sie oben rechts auf Speichern

→ Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, wird er unter "Meine Berichte" gespeichert. Jetzt können Sie Ihren Bericht direkt in der App versenden oder als PDF-/Excel-Datei herunterladen.

→ Um Ihren Bericht zu teilen, tippen Sie oben rechts auf das "Umschlag"-Symbol, geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und schreiben Sie eine kurze Notiz. Wenn Sie in einem Team sind, können Sie den Bericht direkt zur Freigabe an Ihren Team-Admin senden.

→ Um Ihren Bericht herunterzuladen, tippen Sie in der oberen rechten Ecke auf das Download-Symbol. Danach können Sie auswählen, ob Sie den Bericht als PDF- oder Excel-Datei herunterladen möchten. Anschließend können Sie das Dokument auf Ihrem Gerät speichern.

Einen Bericht in der App erstellen

1. Um in der App einen Bericht zu erstellen, tippen Sie im Menü unten am Bildschirm auf das Bericht-Symbol
2. Sie sehen eine Zusammenfassung aller zuvor erstellten Berichte
3. Um einen neuen Bericht zu erstellen, tippen Sie in der oberen rechten Ecke auf das Plus-Symbol
4. Sie können Ihren individuellen Bericht erstellen, indem Sie Fahrzeug, Arbeitsort, Datumsintervall, Fahrttyp (geschäftlich oder privat), Fahrt-Tags und optional die Anzeige des Kilometerstands wählen
5. In Ihren Berichtdetails können Sie Fahrerdetails (Name, Adresse & persönliche Identifikationsnummer), Führerscheinnummer und Details zum Arbeitsort (Name & Adresse) bearbeiten. Diese Details werden dem Briefkopf Ihres Berichts hinzugefügt
6. Wenn Sie die PDF-Version Ihres Berichts in der Vorschau sehen möchten, tippen Sie auf PDF-Vorschau. 
7. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie in der oberen rechten Ecke auf Speichern

Bitte beachten Sie

Änderungen an Ihren protokollierten Fahrten (oder neu protokollierte Fahrten), die an Daten vorgenommen werden, für die Sie bereits einen Bericht erstellt haben, werden im gespeicherten Bericht nicht angezeigt. Sie müssen dann den bestehenden Bericht öffnen und auf Updates anwenden klicken

→ Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, wird er unter "Meine Berichte" gespeichert. Sie können nun Ihren Bericht senden oder ihn direkt über die App als PDF-/Excel-Datei herunterladen.

→ Um Ihren Bericht einzureichen, tippen Sie auf das "Umschlag"-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und schreiben Sie eine kurze Nachricht. Wenn Sie in einem Team sind, können Sie den Bericht direkt an Ihren Team-Admin zur Prüfung senden

→ Um Ihren Bericht herunterzuladen, tippen Sie in der oberen rechten Ecke auf das Download-Symbol. Danach können Sie auswählen, ob Sie den Bericht als PDF- oder Excel-Datei herunterladen möchten. Anschließend können Sie das Dokument auf Ihrem Gerät speichern

→ Um einen gespeicherten Bericht umzubenennen, suchen Sie ihn und tippen Sie darauf, um ihn zu öffnen. Tippen Sie dann auf das Dreipunkt-Menü in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Umbenennen aus

Einen Bericht über die Website erstellen

Sehen Sie in unserem Video-Tutorial wie Sie einen Bericht auf Ihrem Desktop erstellen:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Driversnote-Konto auf der Webseite an
2. Klicken Sie auf Berichte, um zur Übersicht Ihrer Berichte zu gelangen
3. Wenn dies Ihr erster Bericht ist, werden Sie direkt zum Bildschirm "Bericht erstellen" weitergeleitet. Andernfalls klicken Sie auf + Bericht erstellen

4. Wählen Sie aus den Filtern die anzuzeigenden Informationen aus: Fahrzeug, Arbeitsort, Datumsbereich, Fahrtentyp, Fahrt-Tags und Arbeitsort

   - Sie können außerdem wählen, ob Sie Ihre Kilometerstände in die Berichte aufnehmen möchten (beachten Sie, dass dies möglicherweise nicht in jedem Land erforderlich ist)

5. In Ihren Berichtdetails können Sie Informationen zum Fahrer, zur Führerscheinnummer sowie Angaben zum Arbeitsort bearbeiten. Diese Details werden dem Briefkopf Ihres Berichts hinzugefügt
6. Wenn Sie eine Vorschau der PDF-Version Ihres Berichts anzeigen möchten, klicken Sie auf Vorschau 
7. Klicken Sie auf Speichern und auf Bericht anzeigen 
8. Der Bericht ist jetzt in Ihrem Konto gespeichert

→ Wenn Sie auf „Herunterladen“ klicken, können Sie wählen, ob Sie Ihren Bericht als PDF- oder als Excel-Datei herunterladen möchten. Sie können den Bericht dann speichern, an eine E-Mail anhängen oder über Ihren Computer ausdrucken.

→ Wenn Sie Ihren Bericht direkt aus der App teilen möchten, klicken Sie auf Senden, um den Bericht per E-Mail zu versenden und dem Empfänger eine Nachricht beizufügen

→ Gespeicherte Berichte werden sichtbar, wenn Sie im Menü oben auf dem Bildschirm auf Berichte klicken. Wenn Sie selbst Berichte von Teammitgliedern erhalten, können Sie sie hier unter "Teamberichte" einsehen;

Bitte beachten Sie

Änderungen an Ihren protokollierten Fahrten (oder neu protokollierte Fahrten), die an Daten vorgenommen werden, für die Sie bereits einen Bericht erstellt haben, werden im gespeicherten Bericht nicht angezeigt. Sie müssen dann den bestehenden Bericht öffnen und auf Updates anwenden klicken

Wie aktualisiere ich einen bestehenden Bericht?

Wenn Sie bereits einen Bericht erstellt haben, aber Änderungen an den Fahrten vorgenommen haben (z. B. eine Fahrt hinzugefügt oder gelöscht, den Fahrttyp geändert usw.), können Sie den Bericht aktualisieren, um diese Änderungen zu übernehmen.

Sowohl in der App als auch im Web:

• Berichte aufrufen
• Scrollen Sie, um den betreffenden Bericht zu finden
• Wir haben ein kleines Warnsymbol (!) hinzugefügt, um Sie darauf hinzuweisen, dass Änderungen übernommen werden müssen
• Wählen Sie den Bericht aus und prüfen Sie die Änderungen.
• Wählen Sie Updates übernehmen aus
• Den Bericht bei Bedarf erneut einreichen, herunterladen oder senden

Unten sehen Sie einen Bericht mit Aktualisierungen (1 Fahrt wurde entfernt und 2 Fahrten hinzugefügt).

Was sollte ich in meinen Fahrtenbericht aufnehmen?

Was Ihr Fahrtenbericht enthalten muss, hängt von den Anforderungen Ihrer lokalen Steuerbehörde und von Ihrer persönlichen Situation ab. Driversnote hilft Ihnen, steuerkonform zu sein, indem es alle notwendigen Details bereitstellt, die Sie gegebenenfalls ausfüllen müssen. Die Verantwortung, alle benötigten Informationen zu protokollieren, liegt jedoch bei Ihnen. 

Sie können in unseren Leitfäden zu den Anforderungen an Fahrtenbücher für Deutschland, die USA, Kanada, Australien, Dänemark, Schweden, Großbritannien und die Niederlande nachlesen. 

Sie können die Driversnote-App als Ihr Fahrtenbuch nutzen und aus Ihren Einträgen Berichte erstellen. 

Häufig gestellte Fragen

Frage: Ich möchte die Start- und Endzeit für jede Fahrt sehen. Wie kann ich diese anzeigen?

Stellen Sie in den Optionen zu den Berichtdetails ein, dass Start- und Endzeiten Ihrer Fahrten angezeigt werden, dann erscheinen die Zeiten sowohl in der PDF- als auch in der Excel-Version Ihres Berichts.

Frage: Kann ich eine regelmäßige Erinnerung zum Erstellen eines Berichts einstellen?

Sie können einen benutzerdefinierten Berichtszeitraum festlegen, um Fahrtenberichte mit dem korrekten Zeitrahmen für Ihre Abzüge und Rückerstattungen zu erstellen. Wir benachrichtigen Sie dann per E-Mail, wenn Sie einen Bericht erstellen müssen. Wie Sie den Berichtszeitraum und eine Erinnerung einstellen, sehen Sie hier.

Frage. Ich habe Änderungen an meinen Fahrten vorgenommen. Warum ändert sich mein Bericht nicht?

Wenn Sie neue Fahrten protokollieren oder Änderungen an bereits protokollierten Fahrten vornehmen, nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, werden diese Änderungen im gespeicherten Bericht nicht angezeigt. Sie müssen den Bericht öffnen und auf „Aktualisierungen anwenden“ klicken. Alternativ können Sie einen neuen Bericht erstellen und den alten löschen.

Frage: Ich habe mehrere Arbeitsorte. Wie kann ich einen einzigen Bericht für alle erstellen?

Es ist nicht möglich, einen einzigen Bericht für alle Arbeitsorte zu erstellen. Sie können nur einen Bericht pro Arbeitsort erstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Berichte nach dem Herunterladen als Excel-Datei jederzeit zusammenführen (zusammenfügen) und in Excel bearbeiten können.

Wenn Sie Fahrten dem falschen Arbeitsort zugeordnet haben, können Sie sie ganz einfach auf den richtigen Arbeitsort verschieben. Wählen Sie auf der Website alle zutreffenden Fahrten aus und verschieben Sie sie zum neuen Arbeitsort. 

Frage: Ich habe mehrere Fahrzeuge. Wie kann ich einen einzigen Bericht für alle erstellen? 

Es ist nicht möglich, einen einzigen Bericht für mehrere Fahrzeuge zu erstellen. Sie können pro Fahrzeug nur jeweils einen Bericht erstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Berichte nach dem Herunterladen als Excel-Datei jederzeit zusammenführen (zusammenfügen) und in Excel bearbeiten können.

Wenn Sie Fahrten dem falschen Fahrzeug zugeordnet haben, können Sie sie ganz einfach auf das richtige Fahrzeug verschieben. Wählen Sie auf der Website alle zutreffenden Fahrten aus und verschieben Sie sie zum neuen Fahrzeug. 

Frage: Ich möchte nur meine geschäftlichen Fahrten anzeigen. Wie mache ich das?

Beim Erstellen eines Berichts stehen Ihnen mehrere Filter zur Verfügung. Mit einem davon können Sie auswählen, ob geschäftliche, private oder beide Arten von Fahrten angezeigt werden sollen.

Frage: Wie kann ich meine Kilometerstände in den Bericht einfügen?

Beim Erstellen und Speichern des Berichts können Sie auswählen, ob Kilometerzählerstände hinzugefügt werden sollen. Sie werden neben jeder Fahrt angezeigt.

Frage: Ich habe eine Benachrichtigung erhalten, dass beim Kilometerstand in meinem Bericht Ungereimtheiten vorliegen. Wie behebe ich sie? 

Scrollen Sie im Bericht zu den Ungereimtheiten des Kilometerstandes hinunter. Diese werden gelb hervorgehoben. Tippen Sie darauf, um sie zu korrigieren oder zu löschen. 

Frage: Ich möchte meinen Bericht bearbeiten. Wie mache ich das?

Alle Berichte können im Excel-Format heruntergeladen werden. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie zusätzliche Angaben hinzufügen müssen.  

Frage: Ich möchte die prozentuale Aufteilung zwischen privaten/geschäftlichen Fahrten anzeigen. Wie mache ich das? 

Um dies zu erreichen, müssen Sie: 

1. Protokollieren Sie nur geschäftliche Fahrten am jeweiligen Arbeitsort. 

2. Stellen Sie Ihren Kilometersatz auf Keine Rückerstattung. ein.

3. Fügen Sie am Anfang und am Ende des Berichtszeitraums den Kilometerstand hinzu.

4. Wenn Sie den Bericht erstellen, denken Sie daran, Alle Fahrttypen auszuwählen, da der geschäftliche Anteil andernfalls nicht angezeigt wird.